Eventy firmowe przestały być wyłącznie dodatkiem do działań HR czy okazją do oderwania się od codziennej pracy. Dziś są coraz częściej postrzegane jako strategiczne narzędzie budowania kultury organizacyjnej, wspierania zespołów i wzmacniania relacji – zarówno tych wewnętrznych, jak i z partnerami zewnętrznymi. Żeby jednak wydarzenie przyniosło realne efekty, nie może być przypadkowe. Musi odpowiadać na potrzeby firmy, ale też ludzi, którzy ją tworzą.
Na samym początku warto zadać sobie pytanie: co chcemy osiągnąć przez organizację tego wydarzenia? Czasem chodzi o integrację po intensywnym kwartale. Innym razem o budowanie relacji między działami. Zdarza się też, że wydarzenie jest elementem większej zmiany – wprowadzenia nowej strategii, rebrandingu albo restrukturyzacji. Cele mogą być różne, ale sedno pozostaje to samo: uczestnicy muszą czuć, że to wydarzenie ma sens.
W planowaniu eventów szczególną rolę odgrywa dopasowanie formy do charakteru zespołu. Inaczej projektuje się wydarzenie dla grupy sprzedażowej, inaczej dla działu IT, a jeszcze inaczej dla pracowników operacyjnych czy zespołów mieszanych. Różnią się dynamiką, stylem komunikacji, poziomem otwartości i oczekiwaniami. Doświadczone zespoły eventowe potrafią zaprojektować program, który wyjdzie poza banał. Jak podkreśla Joanna Hoc-Kopiej, ekspertka w organizacji eventów dla firm w Dworze Korona Karkonoszy:
– Dziś już nie wystarczy zaproponować ognisko i nocleg. Wydarzenie firmowe musi być odpowiedzią na realną potrzebę – czasem to relaks, czasem konkretna zmiana, której zespół potrzebuje, by lepiej funkcjonować. Klienci coraz częściej oczekują czegoś więcej niż tego, że „ma być miło” – chcą konkretnych wartości.
Wśród najbardziej efektywnych formatów wyróżniają się te, które łączą integrację z działaniem. Wspólne warsztaty, działania CSR-owe, aktywności terenowe czy zadania kreatywne mają ogromny potencjał. Nie chodzi wyłącznie o zabawę, ale o to, by podczas tych działań uczestnicy doświadczali współpracy, decyzyjności, a czasem nawet zarządzania konfliktem. Właśnie te doświadczenia najczęściej przenoszą się potem na lepszą komunikację w biurze.
Ciekawym trendem są także wydarzenia rozwojowe z elementem pracy strategicznej. Połączenie nieformalnej atmosfery z warsztatem na temat np. usprawnienia procesów czy nowych wyzwań w branży może dać lepsze efekty niż niejeden dzień spędzony w sali konferencyjnej. Takie połączenia wymagają jednak precyzyjnego przygotowania – zarówno pod kątem prowadzącego, jak i formuły, która pozwoli na swobodę, a jednocześnie uporządkowane wyciąganie wniosków.
Nie można też pominąć aspektu emocji. Event firmowy – niezależnie od formatu – powinien zostawić po sobie coś więcej niż tylko wspomnienie dobrej zabawy. Może to być poczucie przynależności, odkrycie wspólnych wartości, wdzięczność za wspólnie spędzony czas lub po prostu nowa energia, z którą wraca się do pracy. Tylko wydarzenia projektowane z takim zamysłem mają szansę naprawdę wpłynąć na zaangażowanie i morale zespołu.
Organizacja udanego eventu w dużej mierze zależy od logistyki. Wybór odpowiedniego miejsca, harmonogramu, cateringu czy atrakcji to elementy, które muszą działać jak dobrze naoliwiony mechanizm. Jedna wpadka – techniczna, komunikacyjna czy organizacyjna – może zniweczyć wysiłek włożony w cały projekt. Dlatego tak ważne jest doświadczenie i współpraca z profesjonalistami.
Joanna Hoc-Kopiej z Dworu Korona Karkonoszy, w którym od lat specjalizuje się w kompleksowej organizacji firmowych wydarzeń, podkreśla:
– Klienci często mówią nam: „nie chcemy organizować, tylko przyjechać i poczuć, że ktoś o nas pomyślał”. To dokładnie to, na czym się skupiamy. Tworzymy wydarzenia, które nie są przypadkowe. Nawet pozornie proste scenariusze mają u nas głęboko przemyślaną strukturę. Bo integracja bez celu to tylko impreza. A celem jest zawsze człowiek.
Na koniec warto zaznaczyć, że nie ma jednego „idealnego” formatu imprezy firmowej. Dobry event firmowy to ten, który odpowiada na aktualny moment życia organizacji i ludzi, którzy ją tworzą. Dlatego warto rozmawiać z zespołem, konsultować potrzeby i mieć odwagę szukać nowych rozwiązań. Rynek oferuje dziś ogrom możliwości – od wyjazdów tematycznych, przez mikroeventy w biurze, po wieloetapowe programy rozwojowo-integracyjne.
Skuteczny event to nie tylko „dobra atmosfera”. To narzędzie, które – dobrze wykorzystane – może realnie wpłynąć na zaangażowanie, lojalność i efektywność zespołu. A w czasach, gdy relacje są walutą zaufania, warto w nie inwestować świadomie.