Sztuczna inteligencja już działa w polskich urzędach, ale w większości przypadków wyprzedziła procedury. Badanie Związku Miast Polskich i Fundacji Miasto pokazuje, że z narzędzi takich jak ChatGPT czy Microsoft Copilot korzysta już co drugi urzędnik. Jednocześnie tylko 27,5% samorządów wdrożyło AI w sposób systemowy, a zaledwie 8% posiada strategię dotyczącą jej wykorzystania. Eksperci ostrzegają, że bez jasnych zasad rośnie ryzyko błędów, naruszenia ochrony danych oraz utraty zaufania mieszkańców.

Sztuczna inteligencja przestała być technologią przyszłości. Coraz częściej wspiera przygotowanie projektów pism, analiz, odpowiedzi dla mieszkańców czy materiałów promocyjnych. Problem polega jednak na tym, że w wielu urzędach praktyka rozwija się szybciej niż procedury.

Ogólnopolskie badanie Związku Miast Polskich i Fundacji Miasto pokazuje wyraźną dysproporcję. 50% urzędników korzysta z generatywnej AI, jednak tylko 27,5% samorządów wdrożyło takie rozwiązania systemowo, a strategię AI posiada jedynie 8% miast.

AI weszła do urzędów oddolnie

Zdaniem ekspertów większość samorządów znalazła się dziś w podobnej sytuacji jak kilka lat temu firmy prywatne. Najpierw pojawili się pracownicy wykorzystujący AI do codziennych zadań, dopiero później rozpoczęła się dyskusja o zasadach jej używania.

– AI w urzędzie nie zaczyna się od wielkiego projektu informatycznego. Zaczyna się od pracownika, który chce szybciej przygotować dokument, podsumować raport czy stworzyć projekt odpowiedzi dla mieszkańca. Rolą kierownictwa jest zamienić tę oddolną praktykę w bezpieczny, przejrzysty i kontrolowany proces – mówi Sebastian Kopiej, prezes COMMPLACE.

Mieszkańca nie interesuje, czy odpowiedź przygotował człowiek czy AI

Dla mieszkańca najważniejsze pozostaje jedno: czy otrzymana informacja jest prawdziwa, kompletna i zgodna z prawem.

Coraz częściej pojawiają się więc pytania:

• czy urzędnik może wprowadzać dokumenty do publicznych modeli AI,
• jakie dane mogą być przetwarzane przez takie narzędzia,
• kto odpowiada za błędną odpowiedź wygenerowaną przez system,
• czy mieszkaniec powinien wiedzieć, że rozmawia z chatbotem,
• kiedy decyzję zawsze powinien zweryfikować człowiek.

To szczególnie istotne w kontekście obowiązywania AI Act. Europejskie przepisy wymagają przejrzystości w określonych przypadkach wykorzystania sztucznej inteligencji oraz nakładają obowiązki związane z informowaniem użytkowników o interakcji z systemami AI.

Największym problemem nie jest technologia, lecz brak zasad

Badanie Związku Miast Polskich pokazuje również, że samorządy dostrzegają własne bariery. 56% wskazuje niedobór kompetencji, a 52% niejasności prawne jako główne przeszkody we wdrażaniu sztucznej inteligencji.

– Samorząd nie potrzebuje strategii przygotowanej wyłącznie na potrzeby prezentacji. Potrzebuje odpowiedzi na bardzo konkretne pytania: z których narzędzi można korzystać, jakie dane wolno do nich wprowadzać, kto odpowiada za weryfikację wyników i kiedy mieszkaniec powinien zostać poinformowany o wykorzystaniu AI. Bez takich zasad każdy urząd tworzy własne praktyki, a to zwiększa ryzyko błędów i utraty zaufania – podkreśla Sebastian Kopiej.

Czas na governance zamiast kolejnych pilotaży

Ekspert wskazuje, że kolejnym krokiem nie powinno być testowanie kolejnych narzędzi, ale uporządkowanie sposobu ich wykorzystywania.

Każdy urząd powinien odpowiedzieć przynajmniej na kilka podstawowych pytań:

• Czy posiada listę zatwierdzonych narzędzi AI?
• Czy określono, jakich danych nie wolno wprowadzać do modeli?
• Czy istnieje rejestr zastosowań AI w urzędzie?
• Czy pracownicy przeszli szkolenia z bezpiecznego korzystania z AI?
• Czy mieszkaniec wie, kiedy komunikuje się z systemem AI, a kiedy z człowiekiem?

Technologia jest gotowa. Teraz czas na administrację.

Sztuczna inteligencja już zmienia sposób pracy urzędów. Pracownicy wykorzystują ją do codziennych zadań, mieszkańcy coraz częściej oczekują szybszej obsługi, a unijne regulacje wyznaczają ramy odpowiedzialnego korzystania z nowych technologii. Największym wyzwaniem nie jest więc dziś dostęp do AI, lecz stworzenie jasnych zasad jej wykorzystywania.

– Samorządy nie konkurują już o to, kto pierwszy wdroży AI. Konkurują o to, kto zrobi to w sposób bezpieczny, transparentny i zgodny z prawem. To właśnie od tego będzie zależeć zaufanie mieszkańców do cyfrowych usług publicznych – podsumowuje Sebastian Kopiej.