Dzisiejszy rynek zmusza nie tylko pracowników do stałego podnoszenia kompetencji oraz rozwijania zdolności. Tego samego klienci oczekują od firm. Te, które chcą się nie tylko utrzymać na rynku, ale także umacniać na nim swoją pozycję, powinny się stale rozwijać oraz doskonalić w każdym aspekcie działania. Z pomocą przychodzi EDI. Czym jest i gdzie się sprawdza? Wyjaśniamy.
EDI, czyli system Elektronicznej Wymiany Danych (ang. Electronic Data Interchange), podnosi efektywność w wielu obszarach przedsiębiorstwa. Jego działanie polega na bezpośredniej wymianie dokumentów między systemami współpracujących ze sobą przedsiębiorstw. Dzięki temu firmy są w stanie przesyłać oraz otrzymywać niezbędne dokumenty szybko i bezpiecznie.
EDI – nowy wymiar współpracy z klientem
Decydując się na przesyłanie komunikatów drogą elektroniczną, przedsiębiorstwa wchodzą w nowy wymiar współpracy. Kluczem poprawnego działania EDI jest odpowiednie przygotowanie do procesu. Jak wygląda przesyłanie wiadomości? Prześledźmy to na przykładzie zamówienia. Komunikat wysyłany przez stronę zamawiającą jest zaczytywany do systemu firmy, która zobowiązuje się dostarczyć zamówienie. Zawarte w nim informacje zawierają m.in.: datę dostarczenia, ilość zamawianego wyrobu, adres dostawy itp.
W momencie wysyłki zamówienia, zamawiający otrzymuje stosowny komunikat EDI, informujący o tym fakcie, a także dacie dostawy zamówienia, ilości wysłanego towaru, numerze przesyłki itd. – Współpraca biznesowa w oparciu o EDI jest znacznie prostsza a przede wszystkim szybsza i wydajniejsza niż przekazywanie dokumentów w tradycyjny sposób, dzięki temu, że proces komunikacji jest zautomatyzowany. – podkreśla Dawid Olek, kierownik projektu w Etisoft, specjalizujący się w EDI.
Jakie korzyści daje system elektronicznej wymiany danych EDI?
Jedną z największych zalet EDI jest redukcja czasu poświęconego przez pracowników na obsługę procesów, np. transakcji sprzedaży. Pracownicy, nie musząc wprowadzać danych z zamówień klienta do systemu ERP, mogą się w tym czasie zajmować innymi zadaniami. Kolejną zaletą EDI jest eliminacja potencjalnych błędów, spowodowanych przez tzw. czynnik ludzki. Wymiana dokumentów jest też zdecydowanie szybsza – przesyłają się między systemami automatycznie i są natychmiast zaczytywane, a dane aktualizowane.
Te zalety stosowania EDI potwierdza Klaudia Laska-Töller, menedżer logistyki wysyłek w firmie Etisoft. – Przed wprowadzeniem EDI każda wysyłka podlegała rejestracji w zewnętrznych systemach klienta. Było to pracochłonne i wymagało znajomości niezbędnych danych. Teraz rejestracja dzieje się niejako poza nami. Dane trafiają do systemu automatycznie, co oznacza że klient bez zbędnej zwłoki otrzymuje informacje, np. odnośnie przyjęcia towaru na magazyn.
I to wszystko bez konieczności generowania papierowych kopii. Co ważne, zaczytywane dokumenty uwzględniają kilkunastomiesięczny okres oczekiwania na realizację zamówienia. Dzięki temu możliwe jest optymalne rozłożenie pracy maszyn oraz pracowników w czasie. EDI to także narzędzie pozwalające rozwija relację z klientem. A wygranymi są tutaj obie, współpracujące ze sobą strony – dostawca oraz odbiorca.
Typy komunikatów EDI – co system może zrobi za Ciebie?
Dzięki wymianie komunikatów poprzez EDI, przedsiębiorstwa zyskują szansę na zaczytywanie różnego typu dokumentów. Do najpopularniejszych komunikatów, jakie wymieniają ze sobą firmy, można zaliczyć: harmonogramy zamówień, wywołanie zamówień, faktury czy potwierdzenia wysyłki. Biorąc pod uwagę skalę ułatwień, jakie daje wdrożenie EDI, implementacja systemu w firmie to krok milowy w kierunku Przemysłu 4.0.
Warto przy tym pamiętać, że celem Elektronicznej Wymiany Danych nie jest zastąpienie ludzi, lecz wyręczenie ich w pracy, którą można zautomatyzować. Ludzie są i będą najważniejszym zasobem firm, mimo postępującej automatyzacji. To właśnie dzięki niej otrzymują wsparcie i możliwość realizowania się w nowych obszarach.