Imprezy firmowe – aż 47% pracowników wskazuje, że popularność tego rodzaju eventów w ciągu ostatnich 2 lat wzrosła. W polskich firmach najczęściej organizowane są 2-3 wydarzenia rocznie, a przeciętny budżet na osobę wynosi 235 zł. A w jaki sposób przygotować imprezę firmową? I o czym warto pamiętać?
Krok 1: Pomysł na imprezę firmową
Na wstępie warto zadać sobie pytanie – w jakim klimacie powinna być zorganizowana konkretna impreza firmowa? Każde wydarzenie musi być traktowane jako osobny przypadek, dlatego już na wstępie dobrze jest stworzyć ideę wyjściową. Dlaczego? To proste – idealne wydarzenie przekazuje gościom, nawet w najdrobniejszych szczegółach, wybrany nastrój i atmosferę. Aby to zrobić, nie wolno ograniczać się do uniwersalnych rozwiązań, ale stworzyć pomysł, który będzie miał „osobisty” charakter.
– Impreza firmowa to wydarzenie, które powinno mieć z góry narzucony cel – integrację zespołu, pogłębianie więzi, wspólne przezwyciężanie problemów. Należy jednak najpierw zadać sobie pytania „jakimi cechami wyróżnia się dany zespół” oraz „jakie formaty pomogą zrealizować główny cel wydarzenia”– podpowiada Joanna Hoc-Kopiej, reprezentująca Dwór Korona Karkonoszy.
Krok 2: Budżet – ile kosztuje impreza firmowa?
Następnym istotnym krokiem jest przełożenie idei na koszty. W tym przypadku warto również pomyśleć o rezerwie na wypadek nieprzewidzianych sytuacji. Istnieje także prostszy sposób niż samodzielna wycena eventu. Wiele miejsc, w których odbywa się event, oferuje firmom wsparcie event managera, który nie tylko przygotuje pełny kosztorys, ale także zapewni dodatkowe wsparcie. Jakie?
– Od przygotowania scenariusza, przez dobór atrakcji, przygotowanie wystąpień, menu, aż po zorganizowanie gier i zabaw, czy koncertu zespołu muzycznego – mówi Joanna Hoc-Kopiej z Dworu Korona Karkonoszy. Ceny organizacji eventów zależą od ich rodzaju – nie jest rzadkością, że duże firmy inwestują bowiem ponad 100 tys. zł w wyjazd integracyjny.
Krok 3: Impreza integracyjna dla pracowników- lokalizacja
Kolejnym ważnym elementem realizacji pomysłu początkowego jest rozpoznanie lokalizacji: musi oczywiście w pełni odzwierciedlać pomysł i koncepcję, a jednocześnie spełniać konkretne kryteria. Jakie? Przede wszystkim należy ocenić obszar lub terytorium geograficzne, na którym znajduje się to miejsce; później wybrać preferowany krajobraz: miejski, elegancki, wiejski, tradycyjny, zapewniający możliwość korzystania z dużych przestrzeni itp.
Ważne jest również, aby zdecydować o stylu lokalizacji np. domek wiejski, pałac lub nowoczesna przestrzeń przemysłowa; wreszcie należy wziąć pod uwagę kwestie logistyczne, w tym możliwość pomieszczenia konkretnej liczby uczestników lub dostępność w danym terminie. Według badań polskie firmy najczęściej organizują wyjazdy firmowe w: maju, czerwcu i wrześniu.
Ponad 50% z nich wybiera wyjazdy z pojedynczym noclegiem, a ok. 33% z dwoma noclegami. W przypadku lokalizacji – wyszukiwane są przede wszystkim lokalizacje oddalone od miasta. 80% badanych wskazało także, że zależy im na miejscach w okolicach lasu lub jeziora, a 40% organizuje tego rodzaju wydarzenie na wsi.
Krok 4: Planowanie imprezy firmowej. Odłóż spontaniczne działania na bok.
Dobrym pomysłem jest ustalenie terminu dla każdego zadania, które należy wykonać przed, w trakcie i po wydarzeniu, a następnie umieścić je w jednej kompleksowej liście kontrolnej. Jeśli w organizacji uczestniczy kilka osób, musisz również utworzyć listę zadań dla każdego członka. Podpowiedź: wykorzystaj skuteczny system do przypisywania zadań i śledzenia postępów, aby zachować kontrolę nad każdym etapem procesu planowania zdarzeń.
Na koniec pamiętajmy, aby po samym wydarzeniu przeprowadzić ankietę, w której uczestnicy opiszą swoje odczucia lub uwagi dotyczące eventu. Być może warto zapytać ich także o pomysły na kolejny wyjazd?