Sztuczna inteligencja wchodzi do polskich urzędów szybciej niż zasady jej wykorzystywania. Według badania Związku Miast Polskich i Fundacji Miasto co drugi urzędnik w badanych miastach korzysta już z narzędzi takich jak ChatGPT czy Copilot, a 27,5 proc. samorządów wdrożyło AI systemowo. Jednocześnie strategię dotyczącą sztucznej inteligencji ma tylko 8 proc. miast, a kolejne 20 proc. dopiero ją przygotowuje. Problemem przestaje więc być pytanie, czy AI pojawi się w urzędzie. Coraz ważniejsze staje się to, czy urząd wie, gdzie już jej używa, do jakich danych ma ona dostęp i po czym pozna, że dane wdrożenie rzeczywiście przynosi korzyść mieszkańcom.
Skala wykorzystania AI w administracji rośnie. GUS podaje, że w 2025 roku wdrożenie rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji deklarowało 17,7 proc. jednostek administracji publicznej. W administracji samorządowej było to 16,4 proc. Jednocześnie badanie ZMP i Fundacji Miasto pokazuje, że oficjalne wdrożenia są tylko częścią zjawiska. Narzędzia AI trafiają do urzędów również oddolnie – wraz z pracownikami, którzy wykorzystują je do przygotowania projektów tekstów, streszczania dokumentów, wyszukiwania informacji czy analizy materiałów.
AI weszła do urzędu przez laptop pracownika
Samorząd nie musi ogłaszać dużego przetargu, żeby zacząć korzystać ze sztucznej inteligencji. W praktyce jeden wydział może używać publicznego modelu językowego, drugi testować narzędzie zakupione przez dostawcę oprogramowania, a trzeci prowadzić pilotaż chatbota dla mieszkańców. Każde z tych zastosowań może być racjonalne. Problem pojawia się wtedy, gdy organizacja nie ma pełnego obrazu tego, jakie narzędzia są wykorzystywane, do jakich procesów i według jakich zasad. Badanie ZMP pokazuje skalę tej luki. Strategię AI posiada jedynie 8 proc. badanych miast, 20 proc. jest w trakcie jej przygotowania, a 42 proc. deklaruje chęć uruchomienia kolejnych wdrożeń lub pilotaży w perspektywie dwóch–trzech lat. Najczęściej wskazywanymi barierami są brak odpowiednich kompetencji – 56 proc. – oraz niejasności prawne, które wymienia 52 proc. badanych.
– AI w urzędzie nie zaczyna się dziś od decyzji prezydenta miasta czy dużego zamówienia publicznego. Bardzo często zaczyna się od pracownika, który chce wykonać swoje zadanie szybciej. Dlatego pierwszym etapem strategii nie powinien być wybór kolejnego systemu, tylko sprawdzenie, gdzie sztuczna inteligencja jest już używana i do czego – mówi Sebastian Kopiej, prezes zarządu COMMPLACE.
Strategia AI nie musi mieć stu stron
Brak strategii nie oznacza automatycznie, że urząd niewłaściwie korzysta ze sztucznej inteligencji. Podobnie samo posiadanie dokumentu strategicznego nie gwarantuje bezpiecznego wdrożenia. Istotne jest to, czy istnieją wspólne reguły podejmowania codziennych decyzji. Pracownik powinien wiedzieć, z których narzędzi może korzystać, jakich informacji nie może do nich wprowadzać i które rezultaty wymagają dodatkowej weryfikacji. Kierownik powinien wiedzieć, kto odpowiada za dane zastosowanie, a dział IT – z jakimi systemami narzędzie jest połączone i gdzie trafiają dane. Od lutego 2025 roku AI Act nakłada na dostawców i podmioty stosujące AI obowiązek podejmowania działań służących zapewnieniu odpowiedniego poziomu kompetencji osób wykorzystujących takie systemy. W przypadku urzędu szkolenie pracowników nie powinno więc być dodatkiem do technologii. Jest jednym z elementów odpowiedzialnego wdrażania AI.
– Strategia nie jest potrzebna po to, żeby urząd mógł powiedzieć, że ma strategię AI. Powinna odpowiadać na kilka bardzo praktycznych pytań: jakich narzędzi używamy, do czego, jakie dane mogą do nich trafić, kto sprawdza wynik i kto odpowiada, jeśli system się pomyli. Jeżeli dokument nie daje pracownikowi odpowiedzi na te pytania, jego wartość operacyjna jest niewielka – wskazuje Sebastian Kopiej.
Pilotaż bez miernika może zostać tylko demonstracją technologii
Drugim problemem jest sposób prowadzenia pilotaży. Sam fakt uruchomienia narzędzia AI nie pokazuje jeszcze, czy jego zastosowanie ma sens ekonomiczny lub organizacyjny. Przed testem powinno być wiadomo, jaki problem rozwiązujemy i jak zostanie zmierzony efekt. W jednym przypadku może chodzić o skrócenie czasu przygotowania dokumentu. W drugim – zmniejszenie liczby prostych zapytań trafiających do pracowników. W trzecim – przyspieszenie wyszukania informacji potrzebnej do obsługi mieszkańca. Bez ustalonego punktu wyjścia i wyniku docelowego urząd jest w stanie ocenić funkcje systemu, ale znacznie trudniej odpowiedzieć na pytanie, czy warto za niego płacić. Ten problem nie dotyczy wyłącznie sztucznej inteligencji. Najwyższa Izba Kontroli, analizując w 2026 roku program „Cyberbezpieczny Samorząd”, zwróciła uwagę, że przy finansowaniu projektów nie wymagano obiektywnego pomiaru stanu bezpieczeństwa przed rozpoczęciem inwestycji, a przy ich rozliczeniu zabrakło mechanizmu pozwalającego ocenić, czy wydane środki rzeczywiście poprawiły poziom bezpieczeństwa. NIK rekomendowała zastosowanie pomiaru przed i po projekcie oraz wskaźników pozwalających ocenić jego realny rezultat. W przypadku AI mechanizm powinien być podobny.
– Miasto powinno kupować rezultat, a nie sam fakt posiadania technologii. Jeśli przed pilotażem nie wiadomo, ile czasu zajmuje dziś dany proces, ile kosztuje i ile błędów w nim powstaje, po sześciu miesiącach trudno będzie odpowiedzieć, czy AI cokolwiek poprawiła – mówi Sebastian Kopiej.
Tani test może związać urząd z dostawcą na lata
Koszt pilotażu nie kończy się na cenie licencji. Jeżeli narzędzie zostanie połączone z systemami urzędu, pracownicy zostaną przeszkoleni, powstaną procedury i przepływy danych, a kolejne procesy zaczną być do niego dostosowywane, późniejsza zmiana rozwiązania może być znacznie trudniejsza niż na początku. Dlatego już przy pilotażu znaczenie mają możliwość eksportowania danych, warunki zakończenia współpracy, standardy integracji, sposób przechowywania informacji oraz odpowiedzialność dostawcy. Najtańsze rozwiązanie na etapie testu nie musi więc oznaczać najtańszego rozwiązania w perspektywie kilku lat.
Od 28 października governance AI zyskuje dodatkowy wymiar
AI Act obowiązuje etapami, a równolegle Polska buduje krajowy system jego nadzoru. Ustawa z 3 lipca 2026 roku o systemach sztucznej inteligencji weszła zasadniczo w życie 11 sierpnia, natomiast 28 października zaczynają obowiązywać kolejne jej części dotyczące m.in. mechanizmów kontroli, postępowań oraz administracyjnych kar pieniężnych. Za nadzór nad rynkiem AI odpowiadać ma Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji. Nie oznacza to, że każde wykorzystanie ChatGPT przez pracownika urzędu staje się systemem wysokiego ryzyka albo że każdy samorząd musi wykonywać te same procedury. Zakres obowiązków zależy od rodzaju systemu, sposobu jego wykorzystania oraz roli, jaką urząd pełni w świetle AI Act. Właśnie dlatego inwentaryzacja zastosowań AI staje się tak istotna. Trudno ocenić ryzyko systemu, którego organizacja formalnie nawet nie zidentyfikowała.
Pięć pytań przed kolejnym wdrożeniem
Zanim samorząd rozpocznie kolejny pilotaż AI, powinien odpowiedzieć przynajmniej na pięć pytań:
- Jaki konkretny problem rozwiązujemy? Nie „chcemy wdrożyć AI”, ale np. „chcemy skrócić czas przygotowania odpowiedzi mieszkańcowi z 30 do 15 minut”.
- Jakie dane będzie przetwarzał system? I czy pracownik wie, których danych nie wolno wprowadzać do określonego narzędzia.
- Kto odpowiada za weryfikację rezultatu? AI może wspierać decyzję lub przygotować materiał, ale musi być określony moment kontroli człowieka.
- Jak zmierzymy efekt? Przed pilotażem potrzebny jest punkt odniesienia, a po jego zakończeniu – porównywalny wynik.
- Czy możemy łatwo zmienić dostawcę? Dane, integracje i procedury powinny być projektowane tak, aby test jednego narzędzia nie prowadził automatycznie do wieloletniego uzależnienia od jednej platformy.
Polskie samorządy nie stoją już przed pytaniem, czy sztuczna inteligencja pojawi się w urzędach. Ona już tam jest.
Pytanie brzmi, czy kolejne zastosowania będą powstawały osobno, wraz z własnymi zasadami, dostawcami i metodami oceny, czy urząd potraktuje je jako jeden portfel technologii wymagający wspólnego zarządzania. Największym kosztem AI może bowiem nie być sama technologia. Może nim być porządkowanie po kilku latach systemów i procesów, które od początku były rozwijane bez wspólnych reguł.
Źródła
[1] Związek Miast Polskich / Fundacja Miasto, „Polskie miasta a sztuczna inteligencja”, 2025.
[2] GUS, „Wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych w jednostkach administracji publicznej w 2025 r.”.
[3] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 – AI Act.
[4] Ustawa z 3 lipca 2026 r. o systemach sztucznej inteligencji, Dz.U. 2026 poz. 1003.